烟草在线据《东方烟草报》报道　　烟草工业企业的设备一般包括烟机设备、通用设备、特种设备。设备资料是企业进行设备购置、技改、大修过程中产生的重要资料，真实地记载了每台设备的身份信息。完善的档案资料既有利于设备日常操作、维护和保养，又能够为大修、技改、购置新设备提供重要的参考和依据。

　　近年来，随着烟草行业的持续健康发展，设备更新换代的速度也有了很大提高，大型、高端、精密设备得到了较为广泛的应用。然而，在实际工作中，我们往往对设备使用、维护保养管得严、看得重，而对设备档案资料管得松、看得轻。比如，认为设备档案可有可无，管理机构不健全，人员配置不到位；管理人员对业务不熟悉，不清楚该怎样进行设备档案管理，等等。

　　作为设备管理的重要组成部分，设备档案管理工作如何进一步规范，是目前值得思考和亟待解决的一个重要问题。

　　设备档案的主要内容

　　设备档案是指设备调研、订购、安装调试、使用、维修、改造、更新、报废各阶段经济、技术状况的全面记载。按照设备管理工作流程，设备从调研选购到报废可分为四个阶段：设备的规划调研选购及安装调试阶段、设备的使用阶段、设备的检修与改造阶段、设备的报废与更新阶段。

　　设备调研选购的档案资料，包括设备出厂合格证、检验单、安装说明书、使用维护说明书、备品配件清单、设备出厂商及保修商联系方式、设备安装施工图纸、设备安装质量检验单及试车记录等。

　　设备日常使用、维护保养的档案资料，包括设备使用操作规程、设备特殊零件加工图、设备的检修保养记录、设备检查记录、设备监察部门年检记录等。

　　设备技改的资料，包括技改项目施工方案、施工记录、竣工文字资料、图纸、验收记录等。

　　设备报废与更新资料，包括设备报废说明、设备报废申请单、设备报废审批单、设备的事故报告及事故维修记录、设备的大修记录、大修总结等。

　　规范设备档案管理的方法

　　（一）配备专业管理人员，建立健全管理制度。

　　培养配备专业的管理人员。规范设备档案管理，配备专业的人员是前提。有人认为，设备档案管理人员不需要培训，收集一下资料是谁都能做的事。其实不然。设备档案管理是一项专业性非常强的工作，管理人员既要有高度的工作责任心、良好的职业道德、办事细心的工作态度，又要有扎实的档案管理方法和基本技能。因此，做好设备档案管理，必须首先配备专业的管理人员，同时，做好档案管理人员培养，不断帮助其提升业务素质。

　　建立健全管理制度。企业设备档案资料的形成过程较为复杂，贯穿于整个设备的生命过程。如果不及时收集整理，一些材料就会散失。要保证企业设备档案资料的收集和管理到位，就必须建立健全相关管理制度，使设备档案管理工作规范化、制度化。

　　（二）做好设备档案资料的搜集整理工作

　　档案管理部门对档案的收集要做到事前介入。购置设备一般经过制订购置计划、调研选购、安装调试等过程。这个过程形成的文件材料包括设备订购文件、报批文件、招投标文件、设备调研报告、合同、技术协议、设备出厂随机文件、合格证明书、图纸、说明书、保修单、装箱单、设备图纸、开箱记录等。为确保文件材料齐全、完整，设备管理部门要严把验收关，设备开箱后，随机资料也要及时收集。

　　设备的使用阶段与检修改造阶段要做好档案的补充完善工作。设备档案管理是一个不断变化、完善、充实的过程。从设备使用到设备报废，设备档案始终处在一种不确定状态中。这就要求设备管理人员及档案管理人员了解和掌握设备变化的全过程，及时做好设备档案的补充、完善工作。

　　设备使用阶段需不断补充完善的资料包括设备故障分析报告、设备事故报告、定期维护及检修记录、大修记录及竣工验收记录、设备报废记录等。随着设备的使用，设备内部零部件精度发生变化，为保障设备的正常运行，必须对设备进行维护保养、定期检修，有时还要对设备进行改造，因此及时补充和完善资料是非常有必要的。

　　（三）规范设备档案管理的具体方法

　　设备管理部门和使用部门可依据自身不同职责，对设备档案进行主次管理。

　　1.设备管理部门档案管理要求

　　主机设备档案资料的管理。烟草工业设备一般分为主机设备和辅联设备。主机设备主要包括制丝设备中的切丝（梗）机、烘丝（梗）机、加料机、加香机，卷包设备中的卷接、包装机，以及动力设备中的锅炉、空压机、空调等。对于这些大型的主机设备，我们可建立“一机一档”，即一种主机设备建立一个档案。档案内容主要包括产品合格证、使用说明书、技术资料等。对于多台完全相同的主机设备，如果是一次添置的，在建立设备档案时，只归档一套即可，不过每台设备的合格证等都必须归入该卷档案之中，并在备注表中注明相关情况。

　　辅联设备档案资料的管理。各种振槽、皮带称、烟叶（丝）柜、水泵、各种检测仪器仪表等都属于辅联设备。对于这些设备，我们可以进行分类归档管理，如按车间、部门进行归类管理，可建立制丝车间振槽、皮带称档案，动力车间水泵、空调等档案，品质管理部门检测仪器仪表档案等，这些档案主要包括说明书、合格证、验收报告、生产厂家的联系方式等。

　　我们在对以上资料进行分类归档后，就可以进行归档资料目录编写，给盒内资料编号，便于资料的查阅、补充、完善。

　　2.使用部门的档案管理要求

　　使用部门档案主要是设备在日常的使用、维护保养、大修中产生的各种技术记录，如定期维护及检修记录、配件更换记录、大修及竣工验收记录。对于主机设备使用部门也可按“一机一袋”进行归档管理，辅联设备按类别进行归档管理，使用部门在管理设备档案时一定要更细致、更及时。

　　3.日常档案的管理要求

　　设备管理部门和使用部门在日常设备档案管理中的重点工作不一样，设备管理部门主要是对设备使用部门的档案管理进行指导与检查，对新购设备档案资料进行收集、整理、归档，对原有设备档案资料进行保存管理、借阅管理等，而设备使用部门侧重设备日常使用、维护、保养、修理等过程中技术资料的收集与保管。

　　4.档案管理工作的考核

　　考核是加强设备档案管理工作的有效手段。设备档案管理作为设备管理的重要组成部分，必须纳入设备管理考核的范围，只有奖惩分明，设备档案工作才会被重视，才会更规范。

　　创新设备档案管理方法

　　在日常设备档案管理过程中，传统的纸质设备档案管理起来比较麻烦，重复工作多，信息又不能共享。所以，创新设备档案管理，建立电子档案是一个重要方向。电子档案的建立健全必须以信息化建设为依托。信息化建设是烟草行业“十二五”规划的重要内容之一，是支撑“卷烟上水平”战略任务和基本方针的内在动力，行业信息化建设已经进入了全面提升阶段。建立健全企业设备电子档案，笔者认为可从以下几个方面入手。

　　其一，搭建统一的设备档案管理信息化平台，对下属单位设备档案进行统一规划和管理，如暂不能实现统一规划管理，各生产单位可建立本单位的设备档案信息化平台，尤其是正在技改或即将技改的单位，设备档案信息化平台的建立尤为必要。

　　其二，统一建立或各单位自行建立健全电子设备档案的管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤。

　　其三，制定必要的安全措施，确保电子档案的安全性与完整性。