烟草在线专稿　　办公室作为企业的中心枢纽部门，承担着上传下达、组织协调、参谋决策、机要保密等多重职责，是连接上下级的桥梁、沟通上下部门的纽带、协调内外关系的关键。随着行业改革发展的不断深入，精益化管理工作的不断完善和推进，办公室面临的工作越来越精细，工作内容越来越丰富，标准要求越来越严格，推动办公室整体工作水平提高成为了当前行业发展形势的必然要求。本文结合县局实际，分析了办公室当前存在的主要问题，并浅谈几点改进办公室工作的方法。

　　一、办公室工作现状及问题

　　（一）办公室人员大局意识、整体意识不强。县局办公室主要分为财务人员（报账员和出纳员）、综合办人员（办公室主任、办事员、系统管理员）。财务人员由于工作的专业性和严密性，主要负责公司账务管理、会计核算、预决算等工作，剩余的诸如党风廉政、贯标、会议培训、接待、宣传报道、综治安全、医疗报销等工作全部落到了综合办人员头上。财务人员对本职工作能够尽心尽责，但职责之外的工作分担较少，这使得县局办公室存在一个令人尴尬的局面：看似一个整体的部门变成了两个小团体。员工大局意识、整体意识不强，造成许多工作开展困难，工作强度大、任务重导致一些员工工作积极性不高。

　　（二）文件收发流于形式，文件传阅效率不高。在文件收发方面，办公室只是单纯地接收、传递文件，并未对文件进行认真阅读，了解文件精神，并做好上传下达工作。甚至有时候因为事务繁忙，不阅读文件直接传至主要负责人，且未对文件传阅的后续情况进行跟踪，形成督办管理制度，导致有时候文件长期留置在一人处，造成工作衔接不畅，贻误工作。

　　（三）日常工作管理不严，细节工作疏于管理。县局办公室日常事务繁杂，各项既定性、临时性、突发性工作接踵而至，办公室人员在事务性工作中投入的精力较大，对于琐碎细小的工作做的不够到位，常常为了便利性，省去了必要流程，如对印章管理马虎大意，只是单纯地对需盖章的材料进行审核，未及时登记，加强印章使用的后续监管。在领取笔记本、笔、电池等办公用品方面，随意性较大，只要一次性不领太多，领完就走，无需签字，或者事后补签字。工作轻重缓急判断不全，造成工作效率低，工作开展流于形式，无法真正落实。

　　（四）绩效考核激励性不大，作用未能真正发挥。办公室人员工作压力大、任务重、事情杂，但在考核上，只是纵向考核工作开展的成效，未横向考核工作的多少，并根据任务轻重进行人性化考核，造成绩效考评有失公允。“做多错多，做少错少”潜规则导致部分员工不愿意多做工作，承担责任，员工整体工作责任心不强，积极性不高，推诿扯皮现象仍有发生。

　　二、加强办公室自身建设的主要对策

　　根据2014年全国烟草工作会议上提出的全面提升“五个形象”的要求，办公室建设工作需要立足更高起点，拓展服务内容，充分释放指挥、协调、服务等重要功能，不断提高办公室履职能力，提升规范管理形象和干部队伍形象。

　　（一）学。要围绕中心工作，组织办公室工作人员开展业务技能培训，特别是在沟通协调、参谋策划、宣传报道、自身建设等方面要花大力气，进行专业培训指导，提高对应岗位工作人员的专业素养和综合素质；充分运用部门周例会、月例会等形式组织学习上级文件、规章制度、岗位职责，使员工更加了解企业发展大局，掌握自身工作职责；以加强部门团结为出发点，定期召开交流座谈会、交心谈心会，积极开展各项团体活动，把问题解决在萌芽状态，切实提高部门员工全局意识，提高团队凝聚力。

　　（二）精。要积极导入精益理念，学习精益管理的内涵和本质，结合自身实际制定目标，将精益化管理的理念和方法贯穿到办公室日常管理、内外服务等全过程。要按照质量管理体系文件、创优工作要求，进一步规范办公管理，从时间、人员、流程、成本等四个方面入手，尽量缩短办理时间，精简工作人员，优化办事流程，控制运行成本，切实提升效率和效益；进一步规范公文处理流程，履行签批制度，严格控制发文数量，提高文件运转效率，同时完善督办监督制度，定期对公文流转处理情况进行跟踪提醒；进一步精要办事流程，把握各项工作的轻重缓急，在急事、杂事中理出头绪，做到有条不紊；对会务接待、办公物资采购、办公用品发放等流程进行优化精简，做到管理“精确”、接待“精到”、物品发放“精准”。

　　（三）优。绩效考核优劣评判不仅仅在于其能否规范约束员工行为，更在于其激发员工活力，创造最大价值的作用。首先要优化考核方式，建立完善精益管理评价体系，在原有业绩考核基础上引入过程化考核，核定、整合各项绩效考核指标，将主要工作细化优化，制订具体的工作进程和时间安排进度表，以时间完成节点为考核点，以完成情况为考核指标，打破过去“突击加班”、临时补材料的惯性，不断调动员工的工作积极性，提高员工工作效率；其次要优化部门考核，创新激励机制，既要注重部门整体目标考核，又要突出关键岗位个性考核，要将主要工作指标层层分解，横向考核、纵向考核相结合，以突出“贡献”、突出“业绩”为出发点，以“表彰先进、竖立标杆、激励全员”为目的，融入人性化考核模式，进行定期评估和考核激励，鼓励员工积极发挥个人才能，提升业绩能力和管理水平。

　　（四）全。办公室工作是全方位、开放型的，既要处理好上下左右、方方面面的关系，确保事无巨细、面面俱到，提高综合管理与协调能力，又要把握轻重缓急，处理好主要工作和工作的主要方面，提高应急反应与处理能力。这就要求，办公室要加强调查研究，从建立和完善各项工作流程、标准和规范人手，进一步理顺关系，强化职能，形成统一协调的工作程序，做到事事有人管，人人有专责，使每一项工作落到实处；要利用时间　“四象限”管理法处理办公室中琐碎而复杂的工作，将工作精力和时间重点放在做好主要政务工作上，不断增强全局观念，提高工作效率，提高服务水平。

　　加强办公室自身建设是新形势下全面提升办公室工作科学化水平的重要抓手，是全面激发办公室人员激情和干劲的重要前提，是精益管理目标要求的题中之义，我们要以更加务实的态度、更高的标准、更严的要求推进办公室自身建设，争取发挥更大作为、创造最大价值、提供最优服务。