烟草在线专稿　　档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，档案学是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案对社会的发展具有某种或多种积极的甚至不可缺少的作用。烟草企业档案工作是烟草企业工作的重要组成部分，做好烟草企业档案工作是每个烟草企业必须履行的重要职责。笔者在接触档案管理工作的过程中遇到一些问题，下面就如何进一步加强基层烟草企业档案管理工作谈谈个人看法。

　　一、基层烟草企业档案管理工作中存在的问题

　　（一）有待进一步增强档案管理意识。一是认识不够。部分烟草企业没有把档案管理工作放到夯实基层基础的高度加以认识，存在“档案归档案，业务归业务”，互不联系的模糊认识，不知道开展烟草企业档案管理工作的重要意义，以及怎样开展档案管理。二是实际重视不够。少数单位没有认识到档案在烟草发展历程中的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，没有投入足够的人力、物力、财力去规划档案管理工作。三是缺乏主观能动性。部分单位整理档案有时候只是为了应付上级检查，没有真正从对历史负责、对烟草企业发展负责的高度去做好档案管理工作。

　　（二）有待进一步充实档案管理队伍。档案管理力量还较为薄弱。一是没有专职的档案管理员。烟草企业的档案管理人员一般是由综合办工作人员兼任，由于其它方面的工作较多，所以存在只有上级要检查时才挤出时间去“整理”的现象；二是档案管理方面的培训做得不够。由于较少组织档案管理知识的培训，档案管理人员的相关知识极度缺乏。三是档案管理员主动学习方面做得不够。少部分单位需要检查时请档案局工作人员代劳，较少主动学习档案管理知识。

　　（三）有待进一步提高档案管理质量。一是档案种类不全。有的烟草企业只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与烟草企业业务有关的资料的收集，影响了烟草企业档案的系统性和完整性。二是档案资源个别流失。有时由于未及时收集整理，有时由于保管不善等原因，导致部分档案资料遗失；三是档案管理的信息化水平有待进一步提高。自从2007年运行公文流转系统以来，大部分档案能快速地在系统中查到，但2007年以前的档案、2007以后未通过公文系统发布的一些文件、重要数据等则还要用传统的方法查找。

　　二、进一步加强基层烟草企业档案管理工作的思考

　　（一）提高认识，强化责任感。一要提高认识。要充分认识烟草企业档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。二要增强责任感。烟草企业档案管理部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任；要经常组织各部门档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。

　　（二）加强培训，提高队伍素质。一要选准用好档案管理人员。将那些细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，单位要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持烟草企业档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理员，或者调整时尽量做好工作的交接和上岗前的培训工作，确保队伍的专业性。二要强化档案业务培训。要积极选送档案管理员参加政府档案部门或烟草系统组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案管理员的实际操作技能和业务指导能力。要根据行业的特殊性和档案工作发展的需要，聘请档案管理方面的专业人士到单位指导，组织他们学习烟草企业档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。三要组织观摩学习。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到一些企业参观学习档案管理先进经验和具体操作技能，以促进烟草企业档案工作健康、平衡发展。

　　（三）规范管理，提高档案质量。一要规范归档材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。二要规范档案整理工作。要严格规定时间整理，做到不遗失已收集的资料；要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。三要规范内部档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用；要根据档案管理的要求，积极改善档案保管环境，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备；要结合实际情况，扫描未进入公文流转系统的重要资料，形成完整的数字化档案，提高信息化水平；要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作，对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的，必须严肃处理。

　　（四）开发利用，提高利用效率。不管烟草企业内部哪种类型的档案，都有其不容忽视的价值，即能为现实工作提供一定的参考、借鉴和依据作用，有些情况下甚至起到关键性或决定性的作用，所以烟草企业管理人员要学会并熟练运用档案特有的功能，着力做好档案的维护工作，尽力使“死档案”变为“活资料”，从而更好地为烟草企业发展服务。为了逐步使烟草企业档案开发利用工作摆上重要位置，不能片面强调硬件设施，应当从软件建设入手做工作，强调平时运作情况的记载，并以此作为考核本年度档案工作目标管理的一项重要措施，以推进烟草企业档案工作为现实业务服务。同时把烟草企业档案建设列入基础设施计划，统筹解决烟草企业档案保管条件、规范化装备、现代化设备及其他实际困难，积极争取上级业务部门下拨专款，着眼于档案工作的现代化建设，逐步从手工操作转向计算机管理，大力发展烟草企业档案事业，早日适应新形势下烟草企业档案工作的迫切需要。

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