“以前线下审批流程节点多,需要很多纸质资料,无疑增加了办事人员的工作负担。现在推行的线上‘不见面’审批极大节约了时间成本,简化了工作流程,进一步提升了工作效率。”上饶卷烟物流中心负责人叶军强介绍道。
事务管理审批是卷烟物流配送中心的重要环节,当前,上饶卷烟物流配送中心围绕数字化转型目标任务,推行事务管理“不见面”审批,将日常审批流程由原本的“线下”转移到“线上”,通过“互联网+”加快推进卷烟物流数字化转型,最大限度推进卷烟物流服务优化。
极简,全面优化审批流程
上饶卷烟物流中心围绕日常工作中的“维修、保养、采购、报废、支付”全过程,整理相关表单,不断在“精简”“提速”上下功夫,全面优化事项的审批流程,将部分材料转化为相应格式的电子版,规范线上审批行为,缩短审批全流程时限,做到应减尽减。
“以前审批资料都是纸质版,资料不容易保存且流程麻烦,现在日常工作全部流程办完也就半天时间。”上饶卷烟物流中心仓库保管员蔡华介绍道。截至目前,中心线上办理事项已有6项,审批材料由之前的3份缩减至1份,申请人不见面即可完成审批,办理过程方便快捷。
极速,全面推动效率提升
上饶卷烟物流中心充分运用企业微信平台开展线上审批业务,明确不同类别事项的审批流程、审批人员、审批时间和审批结果,让人员少跑腿,让数据多跑路,改变以往“办事多次找”“分散随意办”的情况,让事务运行更便利、更快捷,切实提升员工的获得感和满意度。
“在规定审批事项简材料、减环节的基础上,我们借助多方力量和技术手段,提供精准化、个性化衍生服务,主动把服务做到前面。”相关负责人表示。进一步保证事务审批情况上传、统计、查询、整合一体化,实现卷烟物流精益化管理。
极优,全力提升工作效能
上饶卷烟物流配送中心积极对标先进单位工作流程和质量标准,梳理事务管理流程,将线上审批所需材料形成“一张表单”提前告知,使各环节的审批流向一目了然。同时,审批过程通过实时信息推送,实现事务审批过程中申请信息和审批信息实时共享。通过事务办理模式创新,公开、共享管理数据,有效解决了传统审批距离远、跨度大、耗时长等难点、堵点问题。截至目前,线上审批率达70%,给员工们带来了实实在在的获得感。
“除了流程简化,现在各种线上审批材料都变成了‘一张表单’,让人一目了然,同时有专人进行全程辅导,让线上审批更具人性化。”正在按照表单准备审批材料的鄱阳县城中转站保管员曾辉感慨道。
下一步,上饶卷烟物流中心将持续深化线上“不见面”审批改革,提高数据匹配精准度,简化工作流程,扩大线上审批覆盖面,让管理更便利,员工更“有感”,进一步激发员工的干事热情。
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