烟草在线专稿　　引：提及办公室的工作，繁杂、琐碎是最多的定义，然而，办公室却在整个企业中有着举足轻重的地位，办公室是一个综合管理部门，是沟通上下、协调左右、联结内外，保证各项管理工作正常运转的枢纽。办公室的管理是否科学以及科学化程度如何，直接关系到企业的形象和管理效能的高低。

　　下面，笔者就办公室管理科学化的问题进行探讨。

　　一、办公室科学管理的重要性。

　　（一）办公室管理的科学化，关系到领导的决策水平。

　　决策是上层领导的主要职责，决策的正确与否直接关系到管理的成败。而正确的决策离不开对机关各方面情况的调查研究和对调查资料的正确判断，离不开获取和掌握大量的准确的信息。在这方面，办公室作为辅助领导决策的主要部门，承担着为领导收集信息、传递信息和提供咨询意见的重要任务。其本身管理的科学化，将有助于更好地发挥为领导决策服务的参谋咨询作用和耳目作用，为领导提供全面、及时、准确的信息，从而促进和提高领导的决策水平。　

　　（二）办公室管理的科学化，关系到企业的协调运转。　

　　任何企业都是一个复杂的联系网络。在这个网络中，办公室处于中枢的地位，它不仅是领导的综合办事机构、信息参谋部门，而且是沟通、联系和协调领导与部门之间、部门与部门之间、机关与基层之间的桥梁和纽带。全局工作能否顺利进行、各方面的沟通和联系是否顺畅，取决于办公室这个“枢纽”作用的发挥程度。因此，办公室管理的科学化，将会更好地发挥办公室的枢纽作用，理顺各方面的关系，沟通领导与部门之间、部门与部门之间的联系，促进整个管理系统的协调运转。　

　　（三）办公室管理的科学化，关系着机关的办事效率和服务质量　。

　　办公室工作林林总总，繁杂琐碎，如管理不善，极易造成混乱，导致效率低下、服务质量差。而实行科学化管理的办公室，能够分清轻重缓急，忙而不乱、有条不紊、先后有序地处理日常行政事务，较好地消除马拉松会议、文牍主义等弊端；能够协助领导者迅速找出行政执行过程中的种种障碍，避免部门与部门之间互相推诿、扯皮现象的发生，从而大大提高办事效率和服务质量。

　　二、目前办公室管理过程中存在的问题

　　（一）办公室内部工作：分工不明确、流程不规范，员工工作积极性不高。

　　办公室承担着公文处理、会议管理、信息处理、印章管理、信访工作、机要保密工作、公关接待工作以及领导临时交办的工作等大量的日常性工作。目前，办公室员工分工不明确、领导逮谁叫谁的工作现状普遍存在，工作安排十分随意。同时，因工作强度大，很多制度出现滞后性现象，内容囊括不全、制度流程缺失，导致很多工作无章可循，员工工作积极性不高。

　　（二）办公室协调工作：各部门沟通不顺畅，办公室枢纽、管理作用不大。

　　企业内部普遍存在部门之间相互推诿工作的现象，办公室作为企业的枢纽部门与第一管理部门，未能很好的协调各部门工作，没有出台部门之间沟通协调机制或者是相应的痕迹化记录；未能很好履行管理职责，出现仅仅为了完善手续而被动签字的现象，缺少主动管理、严格管理的意识，导致全局工作不顺畅。

　　（三）办公室参政工作：调研质量不高，参政议政能力偏低。

　　办公室员工综合素质不高，未能从繁杂的工作中脱离出来，调研时间不足、调研方向不明、大局观念淡薄、调研精品意识偏低，没有真真深入基层一线，没有真正找到问题的症结，没有精确提炼适合企业发展政策的能力。

　　三、提高办公室管理科学性的若干建议

　　（一）对办公室工作进行有效计划

　　办公管理不当，没有计划的人经常被日常的文书工作搞得晕头转向。如果努力使办公室有一个良好的秩序，就要建立起一套切实可行的制度并坚持下去。办公室工作中的通病就是事必躬亲。适当的委派，把某项任务还同完成任务的权力交给别人，让别人和你一起为实现某一目标而共同努力，既可以节省时间，又可以使下属得到充分得锻炼。作为管理人员，一定要让别人来分担你的工作。想成为一个有效的时间管理者，就一定精通委派的艺术。　

　　（二）改善办公室时间运筹方法　

　　办公室工作人员常常会遇到这样的矛盾问题：工作多、时间少。如何用尽可能少的时间办尽可能多的事呢？具体方法是对遇到的事情提出三个问题：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，有哪做事做了也全然是浪费时间，没有效果。如果有些事不能，也不会有任何影响，那么，这件事便该立刻停止。二是能不能与别的事合并？把能够合并起来的事尽理合并起来办。三是能不能代替它？用费时少的办法代替费时多的办法而同样能达到目的，自然是最佳方案了。　

　　（三）办公室工作量化管理　

　　办公室工作的量化管理需应用定性与定量相结合的原理和方法。衡量脑力劳动和体力劳动劳动两者的比重，定性、定量相结合的分析方法可以避免　“人浮于事”、浪费时间的现象。定性，就是对人与事的特性进行鉴别和确定。定性分析带有较强的主观性。定量是通过一种数字符号显示人的功能特性或人的效率特性。同时，办公室工作量化管理也需进行测量与评定工作效率。对于办公室工作时间及业绩和贡献的都需要全面确定行为价值。再其次，就是掌握好动静结合的原则。具体可通过制定工作标准，制订工作定额的要求，办公室工作分类。　

　　（四）权责相称适当授权　

　　办公室要想管理好，就非适当的授权不可，至少给予足够的权力，使工作完成，得以让骨干工作人员发挥主动性，并保证工作能够正常的进行。授权就是把工作委托给胜任工作职责的那些人。必须授予足够的权力才能保证工作的完成，工作要出成果就必须互相了解。从上到下，权责关系必须清楚，这样才能贯彻全部职能，有交进行管理，尽可能减少任务的重复和交错现象。

　　（五）有效的办公室人际沟通　

　　沟通是一种高度个人的、感情的过程。办公室的沟通不单单在于上级管理者与下属的沟通，还在于办公室与其他企业部门、其他企业之间的沟通。这就需要在沟通中明确沟通地位，选择合适的沟通方式，更要关心接受信息者的情感反应、态度和感觉，并根据接受者反映及时作出沟通改进。

　　四、江西上饶烟草办公室改革方向

　　上饶市局办公室应继续重视办公室自身建设工作，瞄准“三大课题”，正视工作中存在的不足，优化相关工作，查不足、快改进，努力发挥好办公室的参谋作用、协调作用、组织作用、枢纽作用、管理作用。

　　一是提升调研工作质量。调研文章也一直是上饶市局亟待提高的工作之一。将着力提高调研能力，提升调研水平，加大调研文章考核力度，充分利用领导班子挂点联系制度，拓宽调研广度与深度。认真选择调研课题，确保课题的选定兼顾行业特点，突出工作重点及难点；做好调查研究，实地考察调研，做到思维发散，确定调研目的与内容；制定调研文章大纲，保证文章的逻辑性；多方查找资料，确保调研文章的深度。

　　二是完善督办通报工作。提高公文处理通报频率，由每季度通报改为每周通报，加快公文处理速度，促使公文处理责任人养成按时按质办理公文的习惯。完善工作联系制度，将联系工作的办理情况纳入绩效考核，更改工作联系表单，增加分管领导意见流程，提高工作联系制度的合理性，确保工作及时高效地落实到位。

　　三是进一步梳理办公室工作。形成政务、事务分开，由分管办公室副主任直接负责，办公室主任总负责的工作格局。明细工作流程与工作职责，责任到人，严格绩效考核制度。进一步理顺工作流程，加大对市委市政府及省市局政策关注力度，提高政治敏锐度，逐步参与全市系统制度政策的出谋划策，充分发挥办公室参谋作用。

　　四是做好队伍建设。进一步强化岗位意识，明确分工，定岗定人，责任到人，固化“月计划、周安排”工作管理模式，切实做好绩效考核工作；积极参加各种学习培训，着力提高写作、服务、采购等业务技能；大力提倡团队精神，讲团结、讲协作，互相配合，形成工作合力；进一步强化组织纪律，率先遵守机关各项规章制度。