烟草在线专稿　　目前，在“法治中国”建设的大环境下，企业内部的法治氛围也日益浓厚，“依法治企”的要求越来越严格。制度是企业内部的“法”，是企业生产经营运作的规范和依据，是企业员工行为举止的准则和标准。既然制度是“法”，那必然有其制定的严肃性、系统性，管理的规范性、科学性。一份制度文件究竟是如何制定的，又是如何发布的，直至正式运行的呢？

　　第一站：立项

　　不仅是做一个项目要立项，制定制度也是要立项的。一个企业的所有制度构成了一个制度管理体系，既然是体系，那么就存在制度文件的层次，不同层次的制度文件或同一层次不同制度文件间是有逻辑关系，是系统化的、相互支撑、相互影响的，因此，制度的新建、修订和废止都不是一个随意的行为，是需要有事先的策划，由制度需求部门根据内外部环境的变化和业务运作的实际情况，提出年度制度制修订需求计划，制度归口管理部门汇总初审后，提交给相关领导进行审批，正式立项后再按照计划执行。没有纳入年度计划的临时性的制度制修订需求计划，也需要提交制度归口管理部门走审批程序后方可执行。流程虽有些繁琐，但确是必要的程序。

　　第二站：起草

　　制度文件是为了规范企业某一个具体管理事项，一般是由企业某一个具体管理部门牵头来制定。当然，企业里的很多制度文件涉及到的流程都是跨部门的大流程，比如质量问题卷烟的退换货处理，从质量问题卷烟信息的受理、信息的判定、卷烟退换货处理、整改实施和验证这些管理环节。涉及到的部门有市场营销中心、生产制造中心、技术研发中心、财务部、各卷烟厂、合作生产企业等，遇到这种情况，一般由归口管理责任主体部门牵头起草，其他部门配合起草。制度起草需要有依据做支撑，如国家法律法规、地方性行政法规、国标行标、行业规范性管理要求。强制性的要求是不能违背的，这是“红线”，也是“底线”，尤其是要注重将行业的相关规范性管理要求转化落实到企业的制度文件之中。

　　第三站：会审

　　制度文件编制完成后，形成征求意见稿，不能直接走审批程序，因为起草部门编制的制度文件在形式、内容上都有需要修改完善的地方，需要相关部门一起来对制度文件进行评审。对制度文件的科学性、系统性、合规性、有效性、可操作性等方面进行论证，制度起草部门要根据评审意见和建议对制度文件进行修改完善，形成报批稿。会审根据制度文件的情况可以有多种形式来进行。

　　第一种方式也是最简单的一种方式就是通过邮件形式发放征求意见表，收集相关部门的意见和建议，这种方式的好处是简单便捷；第二种是由制度起草部门向制度归口管理部门提出申请召开制度评审会，通过专项会议的形式，相关部门在一起面对面地讨论制度的内容，提出意见和建议，这种方式的好处是沟通彻底；第三种方式是制度起草部门在前期征求意见或召开制度评审会的基础上，将制度提请经理办公会讨论，这种情况一般是制度中有重要的需要领导决策的内容，这种方式的好处是论证有权威性。

　　第四站：审批

　　制度起草部门根据评审意见对制度征求意见稿进行多轮次地修改完善后，形成制度送审稿，开始走制度审批流程。有人会产生疑问，制度评审论证都已经进行了，制度也修改完毕了，为什么不能直接发布，还要走看似浪费时间的审批流程呢？这就跟公司红头文或合同要走审批流程类似的道理，审批代表需要几个不同层级的审核环节对制度进行权威性的把关和认定，制度审批主体和制度评审论证主体也不是同一群体，所以制度审批和制度评审是目的、内容各不相同的两个环节，不冲突也不矛盾。

　　按照质量管理体系文件的管理方法，管理手册、程序文件、作业文件（管理文件）不同类别的文件有不同的审批流程，如作业文件（管理文件）审批流程是责任部门审核、企管部（法改部）审核、分管领导审核三个步骤。各企业的制度文件可以参照体系文件的管理办法，根据实际情况确定各自企业的制度审批流程。制度审批流程可以通过纸质签字，也可以通过信息系统电子审批，为提升制度的规范化管理水平和管理效率，建议采取信息系统电子审批方式。

　　第五站：发布

　　制度文件通过审批后，就可以正式发布了，这个环节代表制度文件在企业内部正式生效，从发布之日起开始正式实施，相关的业务操作按照制度文件规定的执行，不得另搞一套。制度文件一般由制度归口管理部门来发布，除了在信息系统中进行发布外，还需要在企业公开媒体如企业门户上进行公告，总之是要让企业的所有部门和员工都知晓制度发布事宜，跟制度相关的部门更要注意组织学习培训最新的制度文件，自觉向最新的制度看齐。

　　第六站：运行

　　制度文件正式发布后，制度起草部门要组织相关单位或部门学习培训新制度，把职责、流程梳理清楚，把管理要求传达清楚，通过培训要做到“内化于心”。相关单位或部门在业务运作过程中，要严格按流程走、按程序办，将制度文件“外化于行”。企管部门要通过组织各种检查，如专项检查、体系内审、目标跟踪、对标等形式来跟踪检查制度的执行情况，通过系统思维、过程方法的诊断。

　　在检查中发现实际业务运作没有按照制度来执行，要从两个方面来审视，一方面是业务运作没有按制度执行，相关部门和责任人要进行整改；另一方面是业务运作没有按制度执行，是否是制度文件本身有不合理之处，要对制度文件进行修改完善，将好的经验和做法“固化于制”。切忌检查完就简单地考核扣分，没有找到问题的实质，错失了改进的机会。

　　第七站：修订

　　制度文件的修订一般由以下两种情形触发：一是按制度操作的过程也是对制度的有效性、可操作性进行检验的过程，有的制度写的很完美，但操作起来往往会发现这样那样的不合理，操作性不强或效率不高，需要按照更优化的流程进行重新修订；二是制度运行一段时间后，内外部环境发生了变化，要么是业务或管理流程本身发生了变化，要么是相关的法律法规、行标国标、行业规范性管理要求等发生了变化，以前的制度文件的要求已经和现有的变化不相适应，不能指导业务运行，需要按照新的流程和新的要求进行重新修订。

　　制度文件修订和新建一样要制定年度计划，按年度计划实施。质量管理体系标准里有改大版和改小版的区分，即是修订内容少和修订内容多，修订后的制度文件通过版本号来区分先后，对修订的条款和内容也要明确记录下来，做到一目了然。修订完后的制度文件也是同样要经过会审、审批、发布流程。

　　第八站：废止

　　废止制度文件一般是由于制度的目的和适用范围消失、制度的主题内容已经被替代、制度的新修订版已经发布实施三个原因。废止的制度文件建议不要马上删除，而是专门保存在废止制度文件库里，以备资料查阅所用。废止的制度文件要明确发布公告，以免执行部门错用老版本制度。至此，一份制度文件的生命周期也到此结束了。