摘要：互联网时代来临后，信息化应用越发普及，人们已经习惯于使用电脑、手机等电子设备进行工作和学习，系统化平台的使用逐渐成为一种趋势，各项流程的开展不再手写和纸质化，而是直接通过电子设备进行系统操作和后台运转，快速提升了工作效率。此文旨在研究江西宜春市烟草专卖局（公司）宣传促销管理系统的开发和运行，分析开发宣传促销管理系统的意义和重要性，并对系统所取得的实际效果进行总结。

关键词：宣传促销 系统应用 规范管理 物料监管

现如今，随着各种法律法规和相关政策的出台，烟草行业的宣传促销活动备受限制、举步维艰，但开展宣传促销活动是拉近零售户和消费者距离的最佳办法之一。2019年9月，江西省烟草专卖局（公司）下发《江西省烟草系统卷烟宣传促销活动管理办法（试行）》赣烟销〔2019〕46号，其中提到“切实加强宣传促销物料的管理，尽量通过网上平台发放宣传促销活动的物料，做到在系统中有据可查、可追溯。”宜春市局（公司）积极宣贯文件要求，采取措施，与浪潮公司合作开发宣传促销管理系统，将促销活动从线下转为线上。规范宣传促销活动，对宣传促销活动的流程以及物料的发放进行系统化监管势在必行，开发和运行宣传促销管理系统有助于帮助我们更好地按流程开展活动，利用系统真实、准确、详细地记录活动流程，收集相关活动信息和消费信息，提升活动的有效性和真实性。

一、开发宣传促销管理系统的意义

此前，宣传促销活动并未形成统一的监管模式，流程不规范、资料不标准，县局（公司）偶尔会与工业企业直接商谈活动内容和物料情况，在未经市局（公司）同意的情况下擅自开展宣传促销活动，自行接收、分配、发放宣传促销物料，导致市局（公司）难以统一管理、难以追踪活动进展情况、难以监测物料实发情况，甚至在检查过程中发生台账对不上、物料堆积仓库过期作废、活动真实性难以核实等现象。同时，之前所有的活动痕迹化资料都是以纸质材料的形式作为凭证保存，造成纸张浪费，所需的表格都需要县局（公司）、客服部、客户经理、零售户甚至消费者等相关人员层层签收，涉及范围广、填写人员多、表格数量杂，一不小心就出错或出现缺行少列的现象，还需要人工制作和核实表格，需要花费时间检查表格是否填写完整、是否填写有误、是否签收到位，增加了营销人员的沟通成本和审核时间。而且往往仅仅依据有限的人力无法一一核实其真实性，在一定程度上影响了宣传促销活动开展的可信度。

二、开发宣传促销管理系统的重要性

开发宣传促销管理系统，实现宣传促销全流程化管理，活动制定、参与申请、订单发送、审核订单、物料选择、发放物料、签收物料、评价活动，整个流程形成完整的闭环，所有流程均在宣传促销管理系统实施，系统自动形成痕迹化资料，随时、随地、随处实时监督、查看、跟踪宣传促销活动的进展，改变人工制作和填写表格的繁复程序，减少活动组织者、活动监督者、活动实施者、活动参与者各层级、各人员之间的沟通时间，解决县局（公司）擅自开展宣传促销活动，市局（公司）无法核实和监管活动进展的问题，物料实时领取实时发放避免因长期积压在库导致过期作废的现象发生，做到跨区域操作、闭环监管、无纸化办公、消费者签收、信息采集等多项功能同时实现。

三、宣传促销管理系统的开发和运行情况

宣传促销管理系统从开发研究到初步成型，经过试运行的不断检查和逐步完善阶段，最后形成完整的可行性操作性系统，耗费了2年时间。这期间市局（公司）营销中心主要负责人与浪潮软件公司工程师以及各县局（公司）实操人员几乎每日、实时保持密切沟通和随时对接，对系统及时跟踪，对流程及时梳理，对错误及时反馈，时刻查漏补缺，采用PDCA循环工作法实现对系统的技术提升和操作可行。第一步，计划构思。营销中心根据实际需求，形成系统流程图，分步骤、分模块、分层级提出系统操作构想，与浪潮软件公司进行细节沟通和可行性分析，设置每一个流程开发的时间节点，确保每一流程相互关联、顺畅进行。第二步，流程执行。将系统流程图做成操作手册，组织所有主要操作和执行人员开展针对性培训，通过图片展示、视频指导以及现场实操等方法让系统相关使用人员尽快熟悉和掌握系统运用，并提前提出在系统运行中可能存在的问题，一一制定拟解决对策之后开始试运行。第三步，检查问题。专人负责宣传促销管理系统在试运行过程中的监管和答疑工作，二十四小时保持线上在线，随时为各县营销人员、零售户、消费者解决疑难困惑，按时数据录入和数据导出，并及时收集和记录由于系统漏洞、流程延迟及其他原因导致的问题，反复检查系统运行是否顺畅，核实系统是否取得预期成效。第四步，处理解决。对总结检查的结果进行第一时间处理，与工程师协商每一步流程的运行情况，对成功的经验继续运行，予以标准化；对失败的教训共同商讨，及时总结；对没有解决的问题，重新思考，另辟蹊径，直到想出可行的办法去解决。根据每项步骤、每项流程及时制定计划，系统优化改善后继续活动操作，检查流程进展，根据实际效果和存在不足再次作出修改计划，以此往复，不断更新、修补、完善、优化系统，为几个系统搭接数据对接桥梁，形成数据共享、信息共享、流程顺畅。

宣传促销管理系统是集宣传促销活动的开展、物料的分发、信息的采集、消费的评价为一体的监管系统，实现了宣传促销活动的“四统一”：统一运行、统一发放、统一监管、统一评价。整个宣传促销系统由“四个子系统”构成：省级卷烟营销V6系统、云POS终端系统、宜春微语（零售户）公众号、明月微语（消费者）公众号。整个操作步骤分为“五个子流程”：开设活动、零售户（消费者）参与、订单审核、分发物料、收货评价。所有流程涉及“六个操作层级”：市（局）公司营销中心、县（局）分公司、市场经理、客户经理、零售户、消费者。通过“四个子系统”、“五个子流程”、“六个操作层级”各司其职、分工协作，跨区域、跨时间、逐层级进行活动的流程运转、操作、监督，以消费者在明月微语（消费者）公众号进行物料签收和活动评价为终点，实现对宣传促销活动的全过程、闭环式监管。

四、宣传促销管理系统的应用成效

宣传促销管理系统自2020年8月正式运行，所有流程、所有步骤、所有环节正式上线，整个流程从活动设定开始，活动参与、接单确认、物料录入、物料兑换、物料发放、签收确认到最后的活动评价，实现全流程监管、可视化操作、数据化存储，大大提升了宣传促销活动的监管水平和物料发放的实际效果，达到了管理规范、账物相符、资料完整、真实可信、操作智能、无纸签收的效果。

（一）实现了突破性监管。宣传促销管理系统将所有不同级别的系统操作人联系在一起，突破时间、突破区域、突破场合，做到任何时候、任何地点、任何场合都能进行活动流程操作，随时监督、查看、跟踪活动动态和实时进展，促使活动更有效、更高质、更真实地开展，确保物料准确、实时发放到位，从源头上杜绝了弄虚作假、用途异化。

（二）实现了流程化记录。宣传促销管理系统是一个完整的闭环流程管理系统，包括宣传活动开展、促销物料发放、消费数据收集等严格按照活动要求和规则层层、逐步进行，从活动申请开始，每一步流程、每一次操作、每一笔录入、每一个数据都被系统全方位记录下来，并详细保留操作人和操作时间的痕迹，完全做到随时可查、有迹可查，实现全流程化记录。

（三）实现了无纸化办公。宣传促销管理系统改变了纸质化流程填写和保存的繁琐和浪费，全部实现绿色化、无纸化、系统化记录、留痕，减去了各层级系统操作人员填写和上交纸质签收表的时间，通过系统记录，直接查询、导出活动痕迹化明细和资料，做到线上记录、线上签收、线上评价。

（四）实现了消费者签收。宣传促销管理系统解决了较难核实物料是否落到实处的问题，活动流程的最后一个环节设置在消费者签收并评价活动效果，此环节只有消费者通过手机号码登录消费者公众号才可操作，确保了促销物料发放的真实性和准确性，杜绝了物料在发放过程中出现违规发放、用途异化、谋私谋利等违规现象。

（五）实现了系统化采集。所有的宣传促销活动流程均在宣传促销管理系统完成，因此消费者在申请活动、订单填写、物料兑换、活动签收等模块填写的信息均被系统完整、准确记录和保存下来，这为今后开展消费者针对性、个性化活动积累了宝贵信息。

参考文献：

《营销管理信息系统的应用与研究》谭广成  商场现代化 2014年31期