“1”个项目，“N”个文件。在行业各条线工作中，采购管理因为涉及环节众多，历来是烟草企业规范管理的重要领域。

　　从“N”个零散文件到“1”个完整卷宗，近年来浙江中烟工业有限责任公司严格按照国家烟草专卖局要求，稳扎稳打推进“一项一卷”工作，蹚出了一条“先行先试”之路：观念上“先行”，做好新旧理念转换；行动上“先试”，主动进行工作创新。

　　观念到位　事半功倍

　　“采购流程早就结束了，有必要从头到尾把所有资料重新再整理一遍吗？”

　　“有些内容在招标文件、采购计划里有，为什么还要增加工作量另附一份文件？”

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　　万事开头难。如同所有制度创新、机制创新一样，“一项一卷”刚一提出便遇到了阻力。

　　观念到位，事半功倍。面对部分员工的质疑，浙江中烟没有强制往下硬压任务，而是在“一项一卷”观念入脑入心上做起了文章。

　　采购管理作为企业规范管理的重要环节，从最初制定采购计划、提报预算，到项目审批、采购方式确认，再到采购过程实施以及合同签订、验收、付款等，无不需要规范管理人员的严格审核把关。

　　真正把好这一关，难题可不少，比如采购发票在财务部门、采购合同在需求部门、采购计划在采购管理部门等情况，无不为规范管理人员的监管工作增加了难度。

　　基于深入调查研究，浙江中烟规范管理人员逐条梳理“一项一卷”的优势——

　　“‘一项一卷’涵盖了项目从始至终的所有资料，可以实现痕迹化管理，有利于企业对项目执行情况进行全过程把控。以单一来源采购为例，现场洽谈情况、谈判人是谁、谈的价格是多少等全有记录，为审核提供了便利。”

　　“有了项目的全套完整资料，无论是应对企业内部自检还是国家局巡查，大家都不会再手忙脚乱了，只需拿出相应的卷宗即可。”

　　“项目推进过程中如果出现人员变更，相关人员也无需再把项目情况一一交接，新到员工只要翻开卷宗，项目基本信息、进展程度、注意事项等一目了然。”

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　　充分认识“一项一卷”的必要性，是开展工作的重要“密钥”，从意识层面下功夫，才能将新认识、新观念、新要求植入人心。而决策层、执行层是否能深刻理解、高度重视，直接影响着下一步工作的开展。

　　基于此，浙江中烟党组多次在会议上强调“一项一卷”的必要性，并有针对性地开展各层级的宣贯教育。通过一段时间深入宣贯，从公司领导到部门负责人对于“一项一卷”工作的重视程度均有了很大提升。

　　之后，浙江中烟选择杭州卷烟厂、宁波卷烟厂以及物资供应部、市场营销部等采购项目较多的部门，召集所有采购人员开展“一项一卷”培训，确保相关人员认可规则、熟悉规则、遵守规则。

　　此外，浙江中烟还通过民主生活会意见征求、收集合理化建议等多样形式，进一步向全体员工推介“一项一卷”相关内容，潜移默化引导员工认知，一点一滴为“一项一卷”工作开展打下了坚实的群众基础。

　　同时，考核作为“指挥棒”“风向标”，其设计和导向一定程度上决定了工作成效。浙江中烟将“一项一卷”落地执行情况与绩效考核紧密挂钩，促进了员工观念上的认同、行动上的主动，从而确保“一项一卷”入脑入心入行。

　　化零为整　因地制宜

　　有制度，管理才有章法。一套完善的管理制度，是保障采购工作规范有序进行的前提。

　　如何吃透国家局文件精神，联系实际将规定深化细化具体化，是贯彻落实上级部署的重要环节，这既是对规范管理人员的业务素质和创新工作能力的重要考验，也将直接影响最终执行效果。

　　比如，按照规定，每个项目都需包括采购计划及预算、立项会议纪要，而浙江中烟的采购计划则由董事会每年两次集中通过，项目数量较多、文件较厚。如果每个项目都需附采购计划，不仅会造成纸张浪费，还会使卷宗“超重”。

　　对此，浙江中烟根据自身实际创新管理办法，规定在卷宗里不再放此文件，只放文件封面及对应项目计划页面的复印件，并在“采购计划及预算、立项会议纪要”栏目下标明此项文件的详细名称及出处，这就相当于添加了一个“索引”功能，可以链接到采购计划文件。

　　为了尽可能将制度完善、细化成具体可执行的“清单样本”，浙江中烟在宣传培训的过程中加强双向沟通，广泛收集基层采购人员的意见，结合自身实际制定最完善的“一项一卷”推进方案。

　　“有些滚动业务每月都有多次单付款，相应的就会有多张发票，这些发票没必要全放到里面吧？”针对采购人员提出的这一问题，浙江中烟有关人员经过讨论，最终采取了“类似业务一张发票标明抬头、开票单位、财务公章等信息即可”的方案。

　　在“一项一卷”推进过程中，诸如此类的创新举措还有很多。

　　浙江中烟主动加压，将执行单元从“一个项目”缩小为“一个合同”。经过层层细化，浙江中烟将国家局“一项一卷”要求与自身采购工作以列表形式一一对应，并于2013年10月出台了《采购管理档案“一项一卷”工作规定》。

　　本着精益求精的理念，2017年，浙江中烟再次对《采购管理档案“一项一卷”工作规定》进行修订，根据前几年执行过程中出现的问题作出适应性调整，确保既符合规范要求，又满足基层工作需求。

　　为了严格规范管理，浙江中烟还专门聘请法律顾问对合法合规工作进行把关，并实行法律顾问坐班制考核。法律顾问每年要出具一份年度报告，总结合法合规工作的成效及不足，并提出相应的改进意见建议。

　　经过不懈努力，截至2018年年底，浙江中烟“一项一卷”工作基本做到了一个项目一旦签订合同，之前相关的资料便启动“一项一卷”资料归档，随着合同执行，最终形成一套完整的“一项一卷”卷宗。

　　管理永无止境，提升没有休止符。随着信息化时代到来，“一项一卷”电子化归档成为一项新要求。

　　其实早在2012年，浙江中烟采购管理信息系统功能已日趋完善，许多工作流程都在网上完成。2015年，更是有员工明确提出建议：“互联网时代，‘一项一卷’能否电子化，实现无纸化办公？”

　　由纸质转电子是大势所趋，“一项一卷”迎来新挑战。基于“一项一卷”工作打下的扎实基础，采购档案电子化归档工作迅速开展起来。

　　浙江中烟规范管理人员全面梳理立项审批、合同签订、资金支付、监督检查等各环节要求，借助2018年9月上线的采购管理信息升级系统，于今年1月实现了“一项一卷”电子归档正式“上线”。

　　“一项一卷”实现电子化归档后，项目文件一旦上传便可自动分享，文件更加齐全的同时也避免了多部门重复劳动，而且自动状态判断功能还有提示作用，实时显示“缺失”“完整”等文件状态以及“未执行”“未发生”等流程信息，大幅提升了档案管理工作效率，确保了环环有把关、节节有监管，得到采购人员一致好评。

　　点击一个卷宗，项目一览无余。从“N”向“1”跨越，考验的是持之以恒的决心，更是水滴石穿的毅力。浙江中烟敢啃硬骨头、敢当“排头兵”，近年来一如既往、知行合一的探索，最终让采购档案管理“一项一卷”工作落地生根，让不断提升的规范管理水平持续为企业更高水平、更高质量发展保驾护航。