本网站含有烟草内容,未成年人谢绝访问

烟业智汇

零售户在线

微薰

手机版

您的位置:  首页 > 新闻资讯 > 评论 > 正文

给会议减减负

2012年05月30日 来源:烟草在线专稿 作者:皎月
A+ A

  烟草在线专稿  工作中,各种各样的会议在所难免,像工作例会、研讨会、协调会等等。我们知道,平常大家忙于工作,没有多少时间进行交流,而会议给大家提供了一个沟通交流的机会,是一种很有效的沟通方式。然而,随着会议次数的增多,大多数公司的会议往往变了样,开会效率低下成为了当前许多企业会议的通病。 

  经笔者总结分析,造成会议效率低下的原因主要有以下几方面:

  (一)会议界定不清,承载内容过多。会议是工作中的一种常见方式,但不是一把“万能钥匙”,由于其时效性和局限性,会议并不适合解决所有问题。但在日常工作中,还存在着对会议的功能、要素、规律掌握不清,从而造成“会议是个筐,什么都可以装”,对会议期望值过高,把不应该由会议承担并解决的事项纳入会议,勉强召开会议,或者不切实际地“坐而论道”,致使会议本身的臃肿,会议频度加大,承载内容繁杂,失去了会议本身的意义,造成不必要的人力和物力浪费。

  (二)会前准备不足,会议内容走马观花。会前没有给予与会人员充分的准备时间,会前调查不深入,酝酿不充分,会议中讨论问题、发表意见往往蜻蜓点水,走马观花,随感而发。或者会议材料拖沓冗长,会议发言基本上是“每人一通”,言者不知所言,听者不知所听,也就更谈不上会议的效率和质量。

  (三)会中控制不力,容易产生“一言堂”。日常工作中,会议的形式主义仍然比较严重,基本上都是领导一个人在讲的“一言堂”,而许多员工提的意见不会被采纳或者不敢提意见,往往容易造成疲于应会的后果,长此以往,也就不可避免地使一些人员对会议失去了信心,不重视会议,会前不精心准备,以致在开会的过程中,发言不积极,会后执行会议决定不认真等后果,也一定程度上影响了会议质量。

  (四)会后缺乏督办,会议效果不明显。实际工作中,存在一种惯性思维,就是“会了事了”。既不对决议事项进行严肃的督办,也不对贯彻执行情况进行及时的反馈,久而久之,在员工之中势必造成“有会无会一个样”、“会议无非是走过场”,长此以往,不仅使群众对会议本身失去了信任和支持,也会对一个组织的领导权威和工作作风丧失必要的信心,产生不可小视的负面影响。

  针对以上问题笔者认为提高会议效率应加强落实以下几方面措施:

  (一)建立简便易行的会议制度。制度具有稳定性、规范性和预期性,在实践中,以“制度控制会议”是一种比较理想的做法。具体而言,是对召开的会议有一个总体的把握和控制,起到一个规范会议的作用。比如通过制度的形式,对会议的规模、参加人员、会议时间、发言人、发言时间长短等做一定量的限制等等。

  (二)采取灵活多样的会议形式。一般参与人数较多的会议决策,通常采取“表决式”决议,参与人数较少的会议可以通过“讨论式”、“论证式”决议。一般情况下,会议的内容是既定的,不能做变动,但会议的形式是灵活的,可以做比较自由的选择。比如:可以采取“轮流主持”的方式,由相关主要参与人主持会议,其他参与人员可以对会议事项进行必要的发问,问题主要应集中于实际情况、相关数据等方面,并要求主持人予以解答。

  (三)形成务实简洁的会议作风。一定程度上讲,会风就是作风。要形成良好的会风,首先,要坚持从实际出发,加强对日常工作的研究,对培训学习、日常宣传、工作协调等不必要通过会议解决的事项,尽量通过其他形式来解决,克服以会议的名义解决问题的倾向,切实做到为会议分流,减轻会议负担。其次,要杜绝一切场面会、形式会或者凑会、陪会,真正使会议的动议、会议的召开、会议的执行都严格按照实事求是、节俭节约和简洁高效的原则去进行,防止会议中的形式主义。再次,会议的主持者、参与者、执行者都要抱着对工作负责的态度,既重视会前的准备,又抓好会中的决策,更要做好会后的执行,确保每一次会议都收到应有的效果。

  总而言之,会议的目的是为了更好的完成工作,所以高效的开会,以使会议的组织形式与会议内容实现最优契合,以之不断提高会议的质量,更好地发挥会议的应有作用。只有这样,才能还原会议本来的面目,收到应有的效果。

热文榜

红云红河集团 合力图强 和谐致远
更多

视频

更多

专题

分享到微信朋友圈×
打开微信,点击底部的“发现”,
使用“扫一扫”即可将网页分享至朋友圈。