烟草在线专稿 据有关媒体报道,从第一季度国民经济与烟草行业的运行数据对比来看,卷烟产销量增长目前已基本进入停滞状态,而市场价值总量的增长速度也大大放缓。全国烟草行业卷烟产销量、销售额的增长进入了“个位数”时代,烟草的拐点即将出现。在这种新的形势下,大型烟草企业应该如何面对?笔者认为,打铁还需要自身硬。就像有人所说的那样,冬季里,穿皮袄的人喊冷,穿棉袄的人也同样喊冷,只是冷的程度不同而已。作为大型烟草集团,应该发挥管理规范的优势,同时,也应该看到由于管理范围大容易造成执行力下降的短板,应该进一步深挖内部潜力,苦练内功,强化企业内部管理,不断完善内部控制体系建设,从根本上实现用制度去管理企业的目标。要从以下几个方面开展好工作。
一、要统一思想,提高认识,增强推进内控体系建设的紧迫感
要努力形成强化内控体系建设的浓厚氛围。要组织召开加快推进内控体系建设工作会议,进一步统一思想、统一认识,全面部署下步工作,加快推进企业集团内控体系建设进程,提高内控体系建设质量,确保企业年度内控体系建设目标圆满完成。企业集团的宣传部门应该积极营造强化内控体系建设的氛围,使全体员工人人一把号,都吹一个调。
(一)建立内控体系是我国资本市场发展的要求,是国家相关监管部门对上市公司规范运作的要求。财政部、证监会、审计署等国家五部委联合发布的《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制配套指引》,自2012年1月1日起在上交所、深交所主板上市的公司施行,这标志着我国企业内控规范体系已基本建立,将对上市公司规范管理、防范风险,促进可持续发展产生不可估量的作用和影响。为确保内控规范体系的执行质量,中国证监会明确把内部控制建设情况纳入上市公司日常监管范围,同时审计机关也将加大对被审计单位内部控制的审计监督力度。因此,我们一定要认清形势,全面落实国家相关监管部门的要求,切实把内控体系建设工作落到实处,因此,要进一步切实增强紧迫感和责任感。
(二)建立内控体系是公司企业不断发展的要求,也是企业提高内部管理执行力水平的重要手段。多年来,经过不懈的努力,我们的烟草企业、特别是像红云红河集团等大型烟草企业集团已经建立完善起了一系列制度体系,为企业的治理和生产经营的正常运作提供了有效保障。但是,按照国家的宏观要求和内控规范标准的要求,我们还存在着很大的差距,还存在着“有章不循”、“无章可循”的状况,涵盖企业治理、规范运作全过程、全方位的内控制度体系还远未达到完善的标准,甚至可以说连资金运用的有效控制与监督都谈不上。应当看到,我们在采购、销售、资金、预算、合同管理等环节控制薄弱;企业管理层面的发展战略、思路、措施也有待进一步理清,内控制度、业务流程、管理模式等诸多方面已满足不了企业做大、做强并跻身世界先进企业之列的目标要求。这些问题必须得到重视、非抓不可的时候了。解决这些问题,就需要我们从企业生存和未来发展的高度,从内控体系建设入手,全面提升企业的内在素质和运行质量,舍此别无它途。
(三)全面认识和理解内控体系建设的本质是搞好内控体系建设的基础和前提。内控体系不是简单的财务风险防控,他是贯穿于决策、执行、监督全过程,覆盖企业及其所属单位全部业务的运行规范,涵盖包括内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督五大要素。具体又包括组织结构、发展战略、人力资源、社会责任、企业文化、资金活动、资产管理、采购与销售、研究与开发、工程项目、担保、业务外包、全面预算、合同管理、内部信息传递、信息系统等方面;内控关注重要业务流程和高风险领域,并在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督,同时兼顾运营效率;内控与企业经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应,并随着情况的变化及时加以调整,并权衡实施成本与预期效益,以适当的成本实现有效控制。内控体系建设通过全员参与建立符合基本规范和配套指引要求的制度、业务流程,找出风险点,并在工作中对制度和业务流程严格执行。从以上内容可见,内控体系建设是涵盖企业运行全过程的系统工程,绝不是某一个部门或几个部门的事,必须得到各单位主要领导高度重视,要把此项工作作为强化企业管理的核心工作来抓。为提高工作的水平和质量,各单位的内控委员会、内控管理部门要加大学习和培训力度,真正理解内控的精神实质,在此基础上,落实好内控体系建设各阶段工作目标。
(四)要把内控体系建设列为年度的重点工作。各单位领导领导都要对高度重视,要配备强有力的专职机构、人员,加大宣传教育力度,投入大量精力、财力,经过不懈努力,力挣内控体系建设工作在原来的管理基础上再取得明显进展。要不断梳理管理制度、业务流程,结合实际自行编写新的制度,对各个岗位按照工作职责、考核要点、任职资格条件等方面进行编写,同时做好表单收集等各项工作,以不断加快内控体系建设工作进程。
当前,我们必须看到,尽管在内控体系建设上我们已经付出了不懈努力,并取得一定成绩,但在我们的内控体系建设过程中依然存在着一些不容忽视的问题:一是总体工作进展不均衡,整体进度没有达到全年计划要求;二是部分单位的内控机构、人员配备不齐,人员不稳定,在内控建设上力度不够,不舍得投入;三是有些企业存在等靠思想,工作缺乏主动性,缺乏主动推进的精神;四是存在把内控建设简单地理解成重新制定规章制度,进行制度梳理的目的是对现有制度的补充和完善,而不是全过程的流程诊断与再造。以上这些问题必将影响内控体系建设的进度和质量,必须引起大家的高度重视,并要在今后的工作中尽快加以解决。
二、明确任务,落实责任,确保内控体系建设目标的完成
任何一项工作,目标最重要,必须要提出明确目标和要求。在当前烟草行业出现拐点的新形势下,我们要明确今年内控体系建设的基本目标是:依照五部委企业内控制度建设规范要求,对企业内部管理全面进行管理架构、制度、流程的梳理、诊断及再造,初步建立起符合市场竞争与监管规范要求,与企业的生产经营和未来发展实际相适应,具有自身鲜明特点的内控制度体系,并使之达到试运行状态。按照以上目标和目前工作的实际进展状况,下一步要重点抓好以下方面的工作。
(一)管理层面要在不断完善相关内控制度、业务流程讨论稿。尽快进入制度、流程签字确认阶段,希望各部门积极配合,保证在最短的时间内完成确认工作。同时,在此基础上梳理现有的制度文件,按照“规范”、“指引”和公司制度要求建立符合企业实际的实施细则。
(二)积极做好业务流程和管理制度自行编写工作。对于大型企业集团来说,应该看到,尽管我们在自控体系建设上已经取得了一定成绩,但由于集团下属企业的特殊性,还存在处于起步阶段的单位,各单位的发展并不平衡。对咨询机构尚未进场的单位,要在完善治理结构、重新确定部门职能与岗位职责的基础上,着手进行业务流程和管理制度的自行编写。咨询师进场后将对各单位制度、流程进行重新梳理,对各单位编写的内控制度内容进行审阅、修订。对于内控体系建设还没开展起来的单位,可以向有经验的单位去取经学习。 对于咨询师已经结束现场或正在现场工作的企业,企业可以采取个别征询意见或组织集体讨论的方式,由咨询师对制度、流程进行修改后组织相关部门签字确认,并报请集团公司管理层审议审批。
(三)做好业务流程复制工作。对大型企业集团来说,所属的每一家企业内控制度建设的好坏直接关系到集团整体内控制度建设质量的好坏。但烟草企业的内控体系建设总体来说大同小异,因此,要坚持举一反三,既要进行有机复制,又要依据企业实际结合自身业务特点,可以增加或减少业务流程,内控制度不能简单地照抄照搬。
内控体系建设的任务仍然艰巨,为更好地完成以上任务,我们要明确责任,狠抓落实:
一要配齐配强内控人员。内部控制是综合性学科,专业性要求强,各单位要配备业务全面、高素质、富有责任心的人,并保证内控人员的稳定,使各单位内控体系建设工作均衡发展,进度统一,以保证企业集团工作整体推进。
二要主要领导亲自抓。主要领导要高度重视这项工作,把对内控建设督促、检查作为日常工作重点,在内控建设上要舍得下功夫,真投入,不能丢了西瓜捡了芝麻。
三要积极发挥全员的主动性、创造性。不等不靠,结合自身实际,建立起符合集团特点的内控制度。
四要把内控体系与信息化系建设结合统一起来。将可以固化的流程固化到信息系统中,增加内控制度执行力、约束力,减少人为因素,降低控制风险。
五要加强信息沟通与交流。内控体系建设已经进入关键阶段,要按周报、月报形式上报本单位内控体系建设进度,及时沟通反馈内控体系建设过程中存
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