烟草在线转自《东方烟草报》

　　我国政务信息公开力度正不断加大,作为其主要手段的办公自动化系统也在不断普及。国家烟草专卖局在2005年启用办公自动化系统，同时，还与软件公司合作研发了档案管理软件,将电子档案率先纳入了系统管理。

　　实践中，档案管理人员体验到了电子档案传递、收集、整理、利用的便捷。但是，我们也不能回避档案管理电子化所面临的信息安全问题。笔者认为，确保信息安全应采取以下措施：

　　建立电子档案安全制度

　　保证电子档案的完整与信息安全，是档案部门和档案工作者的职责。

　　电子档案从形成到开发利用，中间要经过收集、整理和归档等环节。要确保电子档案的真实性、完整性、安全性，就要建立电子档案全过程管理制度。针对电子档案管理的主要流程，我们参考《计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国档案法》、《中国人民共和国保守国家秘密法》等法律法规，制定并完善了电子档案与实体档案的安全保管、保密、利用等制度。

　　了解电子档案的优势

　　只有充分了解电子档案管理系统的优势，才能使其更好地为档案管理工作服务。

　　结合应用，我们将电子档案的优势归纳为以下几点：一是实现文档一体化管理。有保存价值的电子文件将逐步做到即时归档，即文件信息处理结束后自动向电子文件档案数据库提交。这将大大提高文件的时效性，减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时应用，同时不影响其余文件信息的整理。二是减少重复劳动，提高工作效率。传统的档案管理模式，是纸制文件归档，手工著录文件条目信息，机关工作人员借阅档案需到档案室查阅档案实体，所有程序的执行费工又费力。建立电子档案管理系统后，各业务管理部门形成的电子文件可直接归档到电子档案管理系统，这样就避免了数据多次辗转录入造成的大量重复劳动，降低了数据的错误率，从而大大降低了数据处理成本。同纸制档案相比，电子档案管理实现了文档一体化，信息的利用更加快捷、方便。三是统一窗口，提供利用。电子档案可以重复使用，电子档案提供利用，一般可采取拷贝、通信传输、直接利用三种方法。档案部门也可将整理归档完毕的文件，通过管理软件查询系统，开通网上借阅渠道，从而提高电子档案信息的利用率，增加政务工作透明度，更好地为利用者提供服务。

　　做好电子档案安全防护

　　发展电子档案,首要的是解决安全保障问题,这个原则应当贯彻于电子档案建设的全过程。我们在实际工作中总结如下防范要点：

　　选用优质载体和适宜的存贮环境。其一，磁带、磁盘、光盘的质量直接影响其使用和存贮寿命，所以应采用质量好、性能优的信息载体来存贮档案信息。其二，创造适宜的存贮环境。温湿度是影响电子档案信息载体使用和寿命的重要因素，电子档案信息载体库房可由恒温恒湿机和空调机控制温湿度。其三，防止光线和有害气体危害。对电子档案信息载体危害最大的是紫外线，因此，要避免其受到强光直射。在一定条件下，空气中的酸性气体会造成电子档案信息载体损坏和信息丢失；而灰尘不仅会划伤和污染电子档案信息载体，还会因其携带的化学成分使载体受到一定程度的腐蚀。

　　提高网络信息安全的技术保障。对网络环境下电子档案信息安全防范和保护的主要措施和手段有：一是访问控制。访问控制的主要任务是保证电子文档中的信息不被非法访问和非法使用。通过入网访问控制，我们可以规定能够登录服务器的具体用户，获取网络的具体资源；可以控制用户所能访问的目录、子目录、文件和其他资源，并限定其对这些资源所能进行的操作，以防电子文档被拷贝、篡改和打印。二是加密签署。加密的目的是确保不宜公开的电子档案、数据库的非公开性。作为保证电子文档、数据库机密性的主要措施，最主要的加密法包括密码算法和钥密码算法，如将两者结合使用，效果更佳。另外，签署技术还可以确保电子文档的真实性和身份验证，一般包括证书式和手写式数字签名两种方式。三是防火墙。防火墙是阻止网络黑客访问某个网络的屏障。通过在网络边界上建立相应的网络通信监控系统，达到保障网络安全的目的。四是漏洞扫描技术。这是一项自动检测远端或本地主机安全脆弱点的技术，该技术可对重要计算机系统进行检查，发现其中被黑客利用的漏洞。漏洞扫描技术分为被动式和主动式两种策略----前者基于主机的检测，而后者则基于网络的检测。五是入侵检测。这是对计算机网络资源恶意使用行为进行识别和响应处理的过程。它可以帮助系统对付网络攻击，拓展系统管理员的安全管理能力，提高信息安全基础结构的完整性。六是防写措施。即将电子文档、数据库设置为“只读”状态，如此用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改、复制和打印。

　　探索可以长期存取技术。为使电子档案信息长期可存取，目前，研究和使用较多的技术有：仿真，指制造一种可以运行过时软硬件的软件，在运行过程中对过时软硬件进行模仿，从而使电子数据可以读出；迁移，指将数字信息从一种数据环境转换到另一种数据环境上的复制，目前，该项技术被认为是保护数字信息长期可存取的最有效途径；载体转换，指将技术过时的电子数据适时地转移到微缩品或纸张上，它可以避免技术过时带来的读取困难。

　　上述几项措施对保证电子档案内容的真实、可靠，保证电子档案在存贮、传输过程中的安全、保密，都有很好的效果。随着这些技术的更新、成熟和普及，电子档案的原始性和真实性可以得到更为有效的保障，电子档案管理将能够更长久地处于可准确提供利用的状态，从而为行业发展提供强大的信息支持。