烟草在线专稿　　引：当今科技飞速发展的时代，以计算机为代表的信息化力量深深地影响了烟草企业各个方面，尤其对企业档案管理工作提出了新的要求。借助企业信息化，档案管理工作对烟草企业的意义更大。这项任务既是烟草企业近期档案管理的工作目标，又是未来烟草企业档案管理现代化、科技化的必由之路。

　　一、建立烟草企业档案信息网络平台的意义　

　　烟草企业档案信息化价值包括两个方面：一个是档案信息化对于内部档案部门的价值，另一个是档案对于其他单位的利用价值。从这两个方面，烟草企业档案管理信息化对于烟草企业未来发展有深远的意义，具体包括以下三个方面：

　　（一）烟草企业档案管理信息化，促进了信息共享，是烟草企业满足生存发展的需要。

　　在全球烟草市场激烈竞争条件下，烟草企业只有做到与时俱进，并高效地开发与利用档案信息，才能为烟草企业的发展提供科学决策依据。通过档案管理信息化，企业内档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，使得档案业务工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度实现自动化、档案数据访问权限得到全安控制、档案利用方式更加简单方便，也从整体上提升了烟草企业信息化。在这样的条件下，能促进档案信息进行合理的开发和利用，是烟草企业生存与发展的重要保障。建立烟草档案信息网络平台是适应烟草经济高速发展的现实需要，也是走向全球烟草市场竞争的需要。

　　（二）提高档案业务工作规范化程度

　　通过对烟草企业档案管理工作流程的信息化改造，能够发现现存工作流程中存在的不足，通过及时改进后从而有效提升档案管理水平。一是将有利于档案管理人员的档案管理工作依据一定标准作业流程进行自然分解，也将极大地提升工作人员的工作规范化程度，降低工作人员岗位交接的管理和数据风险，为烟草企业知识资源的完整提供了有力保证。二是将日常档案管理数据纳入信息系统进行管理，只要完成了烟草基础数据录入，能促进文档和档案信息的透明性和共享，实现信息文档和档案数据统计分析的自动化、大大降低了工作人员的工作强度。

　　（三）提高档案利用效率，降低管理成本

　　从烟草企业来讲，档案信息化管理是企业管理信息化的重要部分。烟草企业档案信息化的建设将为烟草企业培养各类人才打下很好的基础，也为烟草企业积累推进整体管理信息化的经验，有利于烟草企业推进信息化管理提供了科学的参照方法。从而降低烟草企业的管理成本，烟草企业整体管理成本的降低，将为烟草企业创造新的利润增长空间。通过对企业生产流程和管理流程中所必需的纸质材料和档案进行电子化，有效节省了日常管理工作中的纸张等购买材料成本，也节省了库房和文档保管设备成本开支，更可节省因纸质档案老化对其采取人工修复而产生的资金费用，从而大幅度减低纸质档案的管理成本，也提高了烟草档案信息利用效率，省去了许多麻烦。

　　二、烟草企业档案管理信息化存在的不足和困难　

　　尽管近年来，我国烟草企业档案管理工作不断推进信息化，并取得了很大的成就，但是，毋庸讳言，还存在着许多不足和困难：

　　（一）烟草档案管理信息化思想认识重视不够。对于烟草档案管理，个别烟草企业认为把档案资料输入计算机中就等于信息化管理了，以至于在实施信息化管理的过程中往往受到人为观念的影响。而档案管理信息化的结果是使烟草企业管理更透明，将为烟草企业日常管理工作打造一个全新的管理方式，促进烟草企业管理效率。但是，在现实管理的实践中，很多档案管理人员对于档案管理信息化不去主动学习接受，缺乏相当的热情。　

　　（二）缺乏档案管理信息化建设长远规划，理论实践结合不够。从全国大范围来讲，由于我国多数企业正处在工业化和信息化进程中，尚未掌握完善的现代企业管理方法，烟草企业也不例外，对自身的发展战略规划缺乏考虑也是在所难免的。否则，如果不做好烟草企业档案管理信息化推进规划，将不利于烟草企业档案管理早日实现信息化，这就直接影响到烟草企业档案管理信息化建设的成功实施。　

　　（三）档案管理信息化建设与烟草企业整体信息化有待融合。在推进档案管理信息化建设过程中，烟草企业档案管理信息化，作为烟草企业整体信息化战略的一部分，没有充分利用烟草企业各种信息化平台，以降低档案管理信息化建设成本。一些烟草企业档案管理信息化系统、办公自动化系统、核心生产系统由多个设计单位完成，各单位间数据的提取和共享难以转换，很大程度上造成了系统的低效运作，必然会造成个别企业在信息系统软硬件完成后，档案信息资源不能有效对接共享。　　

　　（四）部分烟草企业档案信息化建设存在盲目性。由于部分烟草企业缺乏专业的研究信息化技术、流程建设队伍，尤其在部分烟草企业中问题更加突出。在推进烟草企业信息化建设进程中，一些提供信息服务的专业公司盲目宣传，导致部分烟草企业很难辨别哪些信息系统是真正有用的。在信息管理方案论证过程中，许多烟草企业对系统的需求分析也不够，在实践操作中，很难做到因地制宜，从烟草行业特殊性出发，使得所建的档案管理信息化系统没有因企业的个性而异，求大求全，存在脱离本企业的实际，缺乏针对性和实用性，在实践中缺乏可操作性。　

　　三、做好烟草企业档案信息管理开发需要采取的举措

　　烟草企业要充分认识企业档案管理信息化的意义和重要性的基础上，注重档案管理的科学性，精细化。这就要求烟草企业档案工作者不仅要提高自身素质与能力，还需要烟草企业做好相关配套工作，以适应现代化企业档案管理工作。为此，要从下面五个方面入手：　

　　（一）从思想上高度重视烟草企业档案管理工作信息化

　　古人云：“往者不可谏，来者犹可追”，无论过去烟草企业思想重视与否，都显得不那么重要了，重要的是，今后，在思想上，真正重视烟草企业档案管理的信息化，毕竟思想上的重视是做好档案管理信息化的基础，具体包括几个方面：一是提升超前意识，丰富档案管理信息化内容。烟草企业档案管理人员熟练掌握烟草企业的生产经营流程，熟悉烟草企业行业特色，了解卷烟制品的更新与发展的动态，以便随时地介入，以获取更加丰富的档案管理信息。二是优化烟草企业工作程序。第一，千方百计优化烟草档案材料的征集范围，制定详实可靠的工作标准。第二，要尽量优化接收征集工作程序，明确重点、解决疑点、理顺难点。第三，要优化整理归档分类登录等工作，做到精化，细化和量化，使烟草档案信息及时有效地传递烟草企业部门，为理顺烟草企业管理服务。二是强化精通档案管理信息化业务意识，不断吸纳新的档案管理管理工作标准与要求。烟草企业档案管理信息化业务学习要融会贯通，善于捕捉新的相关知识并适时地补充，以此来提高烟草企业档案信息管理能力，在信息化的支撑下，不断提高烟草企业档案管理水平。　

　　（二）做好烟草企业档案管理信息化规划工作

　　古人云：“不谋万世者，不足谋一时；不谋全局者，不足谋一域”。做好烟草企业档案管理信息化工作，得需要一定的眼光，以烟草企业科学发展为中心，必须站在经营管理整体规划高度，以全面和长远发展的观点来制定信息化建设的总体规划，规划应远近结合，做好开篇布局工作。既要把握烟草企业档案管理信息化发展的方向　又要把握我国烟草企业行业特征，着眼于企业长远发展，建设档案管理信息化系统工程。烟草企业领导决策层不仅实现观念的转变，充分认识档案管理信息化建设的作用，还要明确档案管理信息化建设的目标，认真抓好烟草企业管理信息化建设。档案管理信息化作为烟草企业整体信息化建设的重要组成部分，烟草企业从上到下，从全局上权衡、协调、审定、决策及组织实施。烟草企业生产流程的信息化、管理的信息化、办公信息化等与烟草档案管理信息系统充分衔接，实现信息资源共享，最大限度地支持烟草企业的经营发展。　

　　（三）造就一批高素质的档案管理信息化专业人才队伍

　　烟草企业档案工作者不仅具有良好的职业素养，还要掌握扎实的现代科技管理知识。随着当今信息网络技术的快速发展，企业档案管理已由过去的劳动密集型转为知识密集型工作，这要求管理者掌握坚实的现代管理科技知识，并要根据烟草企业需求提供大量的数据档案信息。烟草企业都应当采取多种途径和方法，尽可能为烟草企业档案管理人员提供多的学习培训机会，尤其重视以计算机网络技术为代表的信息技术为核心，以不断提高自身素养，有目的地培养和提高档案工作者对档案信息化管理知识的认识和技能，让档案工作人员系统地、全面地掌握信息化工作手段，也要求其涉猎现代化档案管理知识，科学技术知识以及与档案管理相关的法律知识等。同时，在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；以形成最佳的档案管理信息人才配置机制。在日常工作管理上，千方百计增强档案管理信息人员的活力，完善工作考核机制等。所以，信息化建设人才不仅需要深厚的档案学基础理论，更要掌握以计算机为代表的信息技术，让两者结合，加大工作创新力度，使烟草企业档案信息化建设工作更上一层楼。

　　（四）烟草企业档案管理信息化需要循序渐进，不可一蹴而就

　　古人云：“合抱之木，生于毫末；九层之台，起于累土；千里之行，始于足下。”烟草企业档案管理信息化应当是一个渐进的长期过程，不应一蹴而就，应根据自身特点和烟草行业特色，科学、合理地进行档案管理信息化建设统筹安排，结合烟草企业发展短期、长期战略目标，实施相应的烟草企业档案管理信息化分步走策略，在系统开发资金方面滚动式投入，逐步积累逐步提升应用水平。烟草